Como gerenciar pagamentos em uma empresa de forma organizada
Engana-se quem pensa que a administração das finanças de uma empresa têm apenas o pagamento de boletos e o depósito como as principais atividades da área. Muita gente não sabe, mas o trabalho vai muito além disso. É importante, por exemplo, monitorar as compras e os contratos para que eles não percam a validade.
Geralmente, nos pequenos negócios, o próprio empreendedor é responsável por cuidar desse setor da empresa. Se você passa por essa situação, continue lendo este artigo. A partir de agora, vamos ensinar como gerenciar pagamentos em uma empresa de forma organizada.
Organize a casa
O primeiro passo é reservar um período da sua rotina para fazer o planejamento e a administração da rotina financeira. Primeiro, você deve enumerar quais são os principais custos da companhia.
- Fornecedores;
- Impostos;
- Contas de luz;
- Contas de água;
- entre outras.
Neste mesmo relatório, coloque o prazo de cada uma. Isso é muito importante porque o atraso pode aumentar os juros e prejudicar o orçamento financeiro do negócio. Outra dica interessante é registrar os pagamentos que não são mensais. Dessa forma, você não é surpreendido com alguma dívida no meio do percurso.
Contrate um especialista em finanças
Um dos principais erros dos empreendedores é tentar resolver todos os problemas das empresas, especialmente a questão financeira. A falta de conhecimento no assunto pode prejudicar o desenvolvimento do negócio e até levá-lo à temida falência.
Para evitar esse tipo de problema, contrate uma pessoa que seja especialista em finanças. Ela será responsável por controlar os pagamentos, conferindo as datas e o planejamento financeiro. A partir daí, você concentra as energias em outras áreas da empresa que necessitam de ajuda naquele determinado momento.
Invista em tecnologia
A tecnologia não pode ser ignorada na empresa, especialmente no setor de finanças. O lado positivo é que o mercado contém diversos softwares que auxiliam na administração das finanças. Ao contrário do que grande parte das pessoas imaginam, os sistemas são seguros e os seus dados não são compartilhados com outras pessoas na internet.
Quem ainda não tem confiança para utilizar uma tecnologia que ajuda no controle das finanças, pode contar com o apoio do formato mais tradicional: planilhas financeiras. Não importa a forma como serão registrados os dados. O mais importante é monitorar as pendências financeiras que foram quitadas e quais são aquelas que estão prestes a vencer.
Crie uma política de recebimento
Construir uma política de recebimento é essencial para uma pequena, média ou grande empresa. Ao implementar esse tipo de processo, o seu negócio estará mais preparado para imprevistos.
Eduque os seus colaboradores
Sabemos que, em alguns casos, não é possível adicionar todas as compras e recebimentos de materiais em apenas um único lugar. Por isso, todos os membros da equipe devem entender como funciona o processo para registrar os dados da melhor forma.
Depois, você deve orientá-los que é importante compartilhar as anotações com o funcionário responsável pelo setor de pagamento. Reforce as regras e evite problemas.
Renegocie as dívidas
Após organizar as contas em casa, você terá mais facilidade e tranquilidade para renegociar os prazos de pagamentos. Dessa forma, poderá regularizar a situação com mais tranquilidade.
Nunca é demais lembrar o quanto é importante dar prioridade para aqueles pagamentos que estão quase vencendo. Assim, você impede que os juros aumentem e prejudiquem a situação financeira.
Aqui, mencionamos as principais orientações que ajudam a manter o seu negócio saudável. Se você quer evitar problemas, administre as contas e comece a pagá-las o quanto antes. Provavelmente, será mais fácil pensar em novos investimentos nos próximos dias.
Após descobrir como gerenciar pagamentos em uma empresa de forma organizada, conheça a Brobot e saiba como ela pode ajudar a organizar as finanças do seu negócio.
